Cách sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu?

Cách sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu?

Để sử dụng máy photocopy đúng cách cần quan tâm những gì?

Máy photocopy thường được cấu tạo, cài đặt rất nhiều chức năng khác nhau. Đặc biệt dòng máy càng hiện đại thì càng thêm nhiều tính năng. Vì thế nhiều người cứ nghĩ rằng cách vận hành sử dụng máy chắc hẳn rất khó. Song thực tế có thể nói sử dụng máy photocopy không hề khó như bạn nghĩ.

Tuy nhiên nếu bạn là người lần đầu mua máy về sử dụng. Hay đơn giản bạn lần đầu học hỏi để sử dụng máy bạn cần quan tâm đến nhiều yếu tố. Hãy cùng Thành Nam có những trải nghiệm tìm hiểu về cách sử dụng máy photocopy nhé!

Cách sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu

Khi bạn đã ghi nhớ những yếu tố cần quan tâm trên thì việc sử dụng máy không còn đáng lo ngại. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây:

1. Phím Home: Nhấn vào để trở về giao diện màn hình chính.
2. Các phím chức năng: giúp thao tác nhanh với các chức năng in, scan, photocopy…
3. Màn hình
4. Phím Reset: nhấn để hủy các thiết lập tạm thời.
5. Phím program
6. Phím Interrupt: nhấn để hủy các lệnh in máy đang nhận.
7. Main Power: Đèn tính hiệu báo hiện máy đang bật.
8. Engerny Saver: Phím tiết kiệm điện, giúp máy photocopy Ricoh MP 6002/ 7502 đặt vào chế độ tiêu thụ điện năng thấp khi không sử dụng lâu.
9. Nút Login/logout: Đăng nhập và đăng xuất khỏi tài khoản
10. User Tool/Counter: Nhấn để tùy chỉnh từng chức năng như in, scan, photocopy. Thiết lập đậm nhạt, xoay, 2 mặt… Thống kê số lượng in chụp mà máy đã dùng.
11. Phím Simple screen: Chuyển giao diện về chế độ hiển thị đơn giản. Chỉ hiển thị những chức năng cơ bản nhất.
12. Phím #: Nhấn để xác nhận các dãy số đã nhập
13. Phím Start: Nhấn để máy bất đầu thực hiện in, chụp, scan…
14. Phím Sample Copy: Giúp in thử 1 bản trước khi thực hiện in nhiều bản.
15. Phím Stop: Nhấn để tạm ngưng các chức năng mà máy đang thực hiện như in, chụp…
16. Phím Clear: Nhấn để xóa các dãy số đã nhập
17. Các phím số

Các bước copy trên máy

Để tiến hành hoạt động copy, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1:Khởi động máy photocopy

Ở bước này đầu tiên bạn cần kiểm tra xem đã cấp đúng nguồn điện cho máy chưa. Nếu rồi thì bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy. Như vậy là có thể khởi động máy dễ dàng. Nếu chưa bạn cần tìm bật công tắc ở bên cạnh để máy khởi động lên.

Trong thời gian đợi khởi động máy photocopy bạn cần kiểm tra bộ phận khay giấy. Bạn cần đảm bảo khay đã được đặt giấy chất lượng, phù hợp ngay ngắn.

Bước 2: Đặt tài liệu (bản gốc) cần photocopy vào máy

Bạn chỉ cần mở nắp máy trên cùng. Bạn sẽ thấy ngay một mặt kính được thiết kế với kích cỡ có thước kính sát viền. Tại đó bạn đặt tài liệu cần photo lên theo hướng úp mặt góc quay vào góc mũi trong có mũi tên của thước kính. Sau đó đóng nắp máy lại là xong.

Hoặc bạn có thể để cả xấp tài liệu cần photo lên nắp ADF để tự động chạy.

Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc, kích cỡ của tài liệu cần photocopy (bản sao)

Trên bảng điều khiển sẽ thấy các nút chức năng báo số lượng, màu sắc và kích cỡ. Tùy thuộc vào nhu cầu để lựa chọn cho đúng nhu cầu của mình. Bao gồm: Số lượng bản copy, kích cỡ khổ giấy, in hai mặt hay một mặt, ….

Với một số tài liệu dày và bạn cần photo thành nhiều bản, bạn cần sử dụng chế độ chia bộ để đảm bảo tài liệu khi copy ra đúng thành bản. Tránh trường hợp bạn phải dành thời gian để sắp xếp lại tài liệu.

Bước 4: Chọn đúng kích thước khổ giấy

Việc lựa chọn đúng kích thước của giấy rất quan trọng. Kích thước chuẩn khổ giấy là A4. Ngoài ra bạn cũng có thể lựa chọn khổ giấy khác nhau (A3-A5-A6…), phụ thuộc vào yêu cầu công việc của bạn.

Bước 5: Nhấn “START”

Đây là bước cuối cùng khi bạn hoàn thiện các quá trình sử dụng máy photocopy. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn vào nút Start để quá trình photo bắt đầu. Khi đó bạn sẽ thấy được những bản tài liệu sẽ ở phía trước của máy. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt chuẩn chưa? Nếu có lỗi trong quá trình photo thì sẽ có thể kịp thời sửa lỗi ngay tức thì.

Trong trường hợp bạn photocopy nhiều nhưng yêu cầu của bản in không đúng như bạn mong muốn thì bạn nhấn nút Stop để dừng quá trình copy để điều chỉnh lại phù hợp với yêu cầu của bạn

Chúc bạn thành công!

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Cách sử dụng máy photo khá đơn giản và dễ dàng nếu bạn dành chút thời gian tìm hiểu. Tuy nhiên để máy hoạt động hiệu quả và có tuổi thọ lâu bạn nên chú ý.

• Tuyệt đối không nên tắt bật máy liên tục

• Khi nhu cầu sử dụng máy không thường xuyên thì bạn nên học cách tắt máy photocopy. Điều này sẽ giúp tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy.

• Đặt máy ở vị trí thích hợp không có ánh sáng trực tiếp hay nhiệt độ quá cao

• Không nên vận hành máy liên tục, quá công suất giới hạn

• Luôn đảm bảo nguồn điện cung cấp ổn định

• Khi mới mua máy về bạn không nên sử dụng ngay. Thay vào đó hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng.